ऑफिस मे पेपर/ कागज का सही उपयोग
कार्यालय मे पेपर की बर्बादी अक्सर प्रिंटर के बारे मे हमारी सीमित जानकारी व सही जानकारी का अभाव होती है। कितनी बार हम बिना सोचे-समझे प्रिन्ट दे देते है और इस प्रकार पेपर, इंक और समय की बर्बादी हो जाती है । किसी भी प्रकार के डाक्यमेन्ट को प्रिन्ट करने से पहले कुछ सामान्य बातों का ध्यान रख कर हम कागज की बर्बादी को रोक सकते है।
कैसे जाने की प्रिंटर मुद्रित (Printed) कागज के किस तरफ प्रिंट करेगा ?
लेटर हेड या पहले से मुद्रित (Printed) कागज पर छपाई करते समय कागज के दिशा-निर्देश को भूल जाना हम सभी की एक आम बात है। इस तरह कागज बचाने की जगह हम और ज्यादा वेस्ट (waste) पैदा करते हैं। इसके अलावा, कई बार हम अनुमान लगाकर दस्तावेज़ प्रिंट करते है, तो कभी-कभी हमारा प्रिन्ट सही निकल जाता है परंतु अकसर हम इस तरह कई बार कागज, स्याही, समय और ऊर्जा बर्बाद कर देते हैं।
कागज के सही उपयोग के लिए हमेशा प्रिंटर ट्रे पर इंगित प्रिंटिंग आइकन की जांच करें।
मुद्रित कागज़ को प्रिंटर पर कैसे रखें?
पेपर ट्रे के ऊपर उभरा हुआ चिह्न हमें कागज की दिशा के बारे में स्पष्ट रूप से बताता है। लेकिन, हम इसे नजरअंदाज कर देते हैं और इसकी कीमत जाने बिना ही पेपर प्रिन्ट कर देते हैं।
आम तौर पर, जल्दबाजी या तनाव में, हम अक्सर प्रिंटर ट्रे पर कागज को उचित रूप से रखने के स्थान के बारे में भूल जाते हैं। जिसके फलस्वरूप मुद्रित दस्तावेज़ पर प्रिंटिंग गलत साइड प्रिन्ट हो जाती है और हमारा समय और कागज दोनों ही बर्बाद हो जाता है।
आइए जानते हैं इन आइकन और उनके उपयोग के बारे में।
फेस अप प्रिंटिंग आइकन
यह आइकन इंगित करता है कि हमें कागज के मुद्रित भाग को शीर्ष पर रखते हुए कागज को पेपर ट्रे में रखना है।यदि रेखाएँ ऊपर हैं और कोना नीचे की ओर मुड़ा हुआ है जैसा कि ऊपर चित्र में दिखाया गया है तो छपाई कागज के सामने की तरफ होगी।
फेस डाउन प्रिंटिंग आइकन
यह आइकन इंगित करता है कि हमें कागज के मुद्रित भाग को नीचे की ओर रखते हुए कागज को प्रिंटर ट्रे में रखना है।
यदि कागज का अगला भाग सादा है और रेखाएँ कागज के मुड़े हुए कोने पर हैं तो छपाई कागज के नीचे की तरफ होगी।
एक तरफा कागज/प्रयुक्त कागज का उपयोग
कागज की लागत और बर्बादी को बचाने के लिए आप अपने प्रिंटर में प्रयुक्त कागज के एक तरफ का भी उपयोग कर सकते हैं ।
निश्चित रूप से, हम दस्तावेजों की ड्राफ्ट (Draft) प्रिंटिंग के लिए एक तरफा कागज का उपयोग कर सकते हैं। लेकिन प्रिंटर (Printer) के बारे में जानकारी की कमी के कारण हम गलत तरीके से प्रिंटर मे पेपर को फ़ीड कर देते हैं और प्रिंटिंग खाली साइड की जगह प्रिंटेड साइड पर हो जाती है ।
लेकिन थोड़ी सूझ-बुझ से हम कागज, स्याही और अपना कीमती समय सभी को बचा सकते हैं अगर हम एक बात का ध्यान रखें और फिर दस्तावेजों को प्रिंट करें यानी निम्नलिखित आइकन को समझें:
प्रिंटर में कागज रखने के लिए दो विकल्प हैं।
पेपर ओरिएंटेशन विकल्प-1
विकल्प-1: यदि प्रिंटर ट्रे फेस-अप प्रतीक को इंगित करता है तो कागज के खाली हिस्से को शीर्ष पर रखें।
पेपर ओरिएंटेशन विकल्प-2
विकल्प-2: यदि ट्रे नीचे की ओर चेहरा दर्शाने का संकेत देती है तो कागज के खाली हिस्से को नीचे रखें।
ये दो चित्र दो विकल्पों के आधार पर कागज को पेपर ट्रे में रखने का संकेत देते हैं जो फेस-अप/डाउन पेपर आइकन पर निर्भर करते हैं। दोनों विकल्प आपको आपकी स्थिति के अनुसार प्रिंटर में कागज रखने का आसान तरीका बताते हैं।
इस प्रकार हम मात्र इन दो आइकान को जानकार अपने प्रिंटर से सही प्रिंटिंग कर सकते हैं और पेपर वैस्ट को बचा सकते हैं ।
इसके अलावा चलिए जानते हैं, कैसे हम अपने कार्यस्थल पर पेपर की बर्बादी को नियंत्रित कर सकते हैं और पेपर के साथ-साथ अपने पर्यावरण को भी बचा सकते हैं ।
कार्यालय व कार्यस्थल पर कागज़ की बर्बादी बचाने के 6 अनूठे तरीके
- सभी ड्राफ्ट (Draft) प्रिंट आउट के लिए एक तरफा कागज का उपयोग करें ।
- प्रिंट करने के लिए अधिक पेज होने की स्थिति में प्रिंटर के दोनों तरफ प्रिंट विकल्प का उपयोग करें। यानि पेपर के दोनों तरफ का इस्तेमाल करें ।
- दस्तावेज़ को प्रिंट करने से पहले वर्तनी (spelling), फ़ॉर्मेटिंग(Formatting), रिक्ति (Space), फ़ॉन्ट चयन (Font Selection), पेज की संख्या (No. of pages) और संरेखण (alignment) की जाँच करें।
- प्लॉटर (Plotter) पर बड़े आकार के प्रिंट के संबंध में, विशेष रूप से A2 आकार के प्रिन्ट पर विशेष ध्यान दें । यदि A2 पेपर की सेटिंग पोर्ट्रेट में है, तो इस आकार के कागज का प्रिंट आउट आम तौर पर एक तरफ से काफी मात्रा में कागज को बर्बाद कर देता है। लेकिन हम कागज के लैंडस्केप ओरिएंटेशन को चुनकर कागज की बर्बादी को बचा सकते हैं।
- लेटर हेड या किसी मुद्रित मीडिया पर मुद्रण के मामले में, यदि प्रिंटर साझा किया गया है तो हमेशा प्रिंटर के "मैन्युअल पेपर स्रोत" का उपयोग करें।
- कागज के सही उपयोग के लिए हमेशा प्रिंटर ट्रे पर इंगित प्रिंटिंग आइकन की जांच करें।
इस प्रकार हम अपनी थोड़ी सी जानकारी से अपने कार्यस्थल पर पेपर के वेस्टिज (wastage) को रोक सकते हैं ।
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